¿Necesitas ahorrar dinero? Aprende a gestionar tus costos de operacionales.

Entre tantos mensajes que recibimos a diario nos damos cuenta de que una de las grandes dificultades y dudas de nuestros usuarios es cómo gestionar los costes operativos. Un mensaje de Paulo Farias, propietario de una tienda de repuestos de automóviles, llamó nuestra atención. Nos dijo que tiene grandes dificultades para reducir los costos de funcionamiento de su tienda y aquí estamos para ayudarle. La planificación financiera de una empresa comienza mucho antes del momento de la venta de los productos. Es necesario organizar el establecimiento, tener un inventario organizado, entender a los clientes y lo que suele ser sinónimo de dolor de cabeza: ¡tener las finanzas en orden y a tiempo! La gestión de los costos es fundamental para que cualquier empresa, grande o pequeña, prospere. Y en el momento de gran inflación en el que vivimos, saber recortar costos y saber ahorrar, puede significar garantizar el futuro de tu empresa. Para reducir los gastos operativos sin que tu empresa sufra consecuencias negativas, es necesario que entendamos cuáles son estos gastos y qué nos puede ayudar. ¿Empezamos?

¿Cuáles son estos costos?

Según Paulo Farias, sus facturas están al día, pero nunca queda dinero a final de mes. El beneficio es escaso, aunque venda muchas piezas. La recomendación de Treinta es recalcular los costos operativos de su tienda. Para calcular los costos de explotación tenemos que sumar los gastos fijos de la empresa más los costos del producto. Aunque parezca complicado, el cálculo es sencillo:

COSTOS OPERACIONALES= Costo de los productos vendidos + Gastos de operaciones.

En pocas palabras, los gastos de funcionamiento son todo lo que una empresa necesita para seguir funcionando sin problemas. Nadie puede mantener una panadería en funcionamiento sin un horno, o mantener una tienda de ropa abierta sin un perchero para exponer la ropa. 

Se trata de las facturas fijas como teléfono, internet, agua, electricidad, alquiler, pagos a los empleados, mobiliario, equipamiento, productos e ingredientes. También hay inversiones, llamadas operativas, como la sustitución o reparación de equipos, reformas en el establecimiento, entre otras. Todo lo indispensable para el buen funcionamiento del negocio.

Así pues, reducir los costos operacionales de forma inteligente puede aumentar tus beneficios, mejorar tu control financiero y aumentar aún más la competitividad frente a otras empresas.

Para reducir los gastos, estudia tu negocio:

Comprende las necesidades:

Busca entender cuáles son las principales necesidades de tu negocio y organízate por prioridades con el objetivo de reducir costos; por ejemplo, es muy común que las tiendas de ropa utilicen fragancias en los empaques, una estrategia muy interesante para generar una relación entre el cliente y sus productos. 

Sin embargo, en un momento en el que necesita ahorrar dinero, ¿es mejor mantener la fragancia o ahorrarse ese costo? Cuando hagas una lista de tus prioridades, tendrás claro lo que no es esencial para que tu negocio siga funcionando.

Habla con tus empleados y clientes:

Cuando los empleados se perciben a sí mismos como parte de la empresa es cuando su compromiso mejora y alcanzan la excelencia, por lo que el diálogo es clave. Establece reuniones periódicas en las que haya espacio para compartir opiniones y sugerencias con el fin de aumentar los beneficios. 

Así mismo, piensa en momentos y estrategias para escuchar a los clientes, ya que su satisfacción debe formar parte de la tuya. Escuchar lo que el cliente tiene que decir impulsará la calidad del trabajo a desarrollar.

Realiza una planificación financiera con el beneficio que deseas:

Cuando se planifica y se tiene un objetivo que cumplir, el trabajo va tejiendo alternativas para que se consiga el beneficio. Hacer un archivo digital que especifique la planificación, los plazos, las estrategias, el beneficio es un buen inicio para los planes estratégicos del negocio.

Entiende cuáles son tus gastos:

Ya hemos hablado de los costos de funcionamiento. Ahora lo que tienes que hacer es una lista de todos tus gastos. Ten claro cuáles son tus gastos fijos, cuáles son tus prioridades y qué gastos son prescindibles. 

Además, para entender tus gastos, es necesario establecer metas, es decir, pensar en objetivos cuantificados, realistas y alcanzables con un plazo para ser alcanzados. De este modo, cuando definas tus prioridades, sabrás cuál es tu objetivo y cuánto tiempo te llevará conseguirlo según tus finanzas.

Crea estrategias para mejorar tu gestión:

Gestiona tu inventario:

Para tener un control de las demandas y necesidades de reposición de inventario, la gestión es fundamental. Organizar el tiempo necesario para reponer las existencias (entradas y salidas, inventario de materiales, etc.). Una vez más, la planificación es la clave.

Automatiza tu negocio:

Los cambios que se están expandiendo en el mercado, en particular las herramientas digitales, son importantes para la gestión integrada y el análisis en tiempo real de sus finanzas. 

Con las apps de gestión financiera ahorrarás tiempo, tendrás un mayor control de las existencias y las finanzas y también te beneficiarás de una serie de funciones que mejorarán tu gestión.

Acostúmbrate a utilizar los informes:

Hacer un seguimiento de tus procesos y resultados es muy valioso para que el crecimiento de tu empresa se produzca de forma consciente. Con los informes tendrás una visión general de los costos directos e indirectos y de los ingresos en tiempo real. 

Será una forma de evaluación permanente y necesaria para el control y la reducción de costos. Aun más, si accedes a informes semanales, mensuales y anuales como los que ofrece tu app de Treinta y Treinta para PC, ¡herramientas gratuitas a tu disposición!

En resumen:

Al igual que Pedro Farias, todo gerente pasa por ese momento de dificultad a la hora de priorizar los gastos para mantener su establecimiento en funcionamiento, pero después de estudiar tu negocio y tus finanzas, tendrás más seguridad para establecer prioridades y observar mediante informes, y el día a día, dónde se puede ahorrar. 

En el caso de una tienda de repuestos de automóviles, por ejemplo, ¿qué te parece utilizar luces con sensor de movimiento en los pasillos y sustituirlas por luces LED? ¿Qué te parece controlar la búsqueda de precios competitivos con tus empleados? De este modo, el gestor reducirá la factura eléctrica y seguirá teniendo más productos a precios atractivos para los clientes. 

Más que tener las finanzas organizadas, al reducir los gastos de tu negocio de forma planificada, ganas un mayor control de los gastos operativos y estarás preparado para cualquier imprevisto, ¡además de vender mucho más! 

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