Kardex: Qué es, para qué sirve y cómo implementarlo en tu negocio en Latinoamérica

Llevar un negocio informal o pequeño en países como Colombia, México o Perú implica muchos retos: compras sin registro, productos que desaparecen sin explicación, proveedores que exigen pagos sin respaldo y clientes que piden crédito. En medio de todo eso, llevar el control del inventario suena como algo imposible.

Pero hay una herramienta contable que puede cambiar eso: el Kardex, también conocido como registro de inventario.

El Kardex es una forma ordenada, simple y confiable de registrar cada movimiento de inventario: lo que entra, lo que sale y lo que queda. A diferencia de otros sistemas complicados, el Kardex se adapta incluso a negocios que llevan sus cuentas en Excel, una app móvil o incluso una libreta.

Hoy te explicamos todo sobre el Kardex: qué es, cuáles son sus tipos, cómo se construye, y cómo puedes usarlo con Treinta, la app gratuita usada por miles de negocios en Latinoamérica.

✅ Qué es un Kardex y para qué sirve

El Kardex es un registro detallado de cada movimiento de inventario en una empresa o tienda. Es usado para:

• Saber qué productos entran, salen y cuánto queda
• Calcular el costo de los productos vendidos
• Identificar robos, errores o pérdidas
• Tener claridad para tomar decisiones de compra

A diferencia de un simple conteo de inventario, el Kardex permite entender el flujo diario de productos en tiempo real.

Ejemplos de negocios que se benefician del Kardex:

• Tiendas de barrio en Bogotá o Ciudad de México
• Papelerías, ferreterías o farmacias
• Restaurantes pequeños o emprendimientos de comida
• Negocios que venden por WhatsApp o Instagram

📚 Tipos de Kardex más usados

Existen distintos tipos de Kardex según el formato o el nivel de detalle:

• Kardex físico: registro manual (en cuaderno o Excel)
• Kardex valorado: incluye valores unitarios y totales
• Kardex automático: integrado a sistemas contables o apps como Treinta

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🔍 Diferencias entre Kardex e inventario

Aunque se parecen, no son lo mismo:

Lo ideal es usarlos juntos: el inventario para validar existencias y el Kardex para registrar cada entrada o salida.

📊 Campos que debe tener un Kardex completo

Un buen Kardex debe incluir:

• Fecha: cuándo ocurrió el movimiento
• Descripción: qué pasó (compra, venta, pérdida, ajuste)
• Entrada: cantidad que ingresó
• Salida: cantidad que salió
• Saldo: cantidad restante luego del movimiento
• Costo unitario: valor por unidad (si es valorado)
• Costo total: costo por la cantidad movida

Puedes crear una tabla en Excel con estas columnas, o usar Treinta, donde ya vienen preconfiguradas.

💸 Métodos para valorar el inventario en el Kardex

Dependiendo del método que uses para calcular el valor de tu inventario, el Kardex puede variar:

1. PEPS (Primero en entrar, primero en salir)

• Se asume que vendes primero lo que compraste primero
• Ideal para productos perecederos (abarrotes, alimentos)

2. UEPS (Ultimo en entrar, primero en salir)

• Se asume que vendes lo más reciente
• Menos usado en LATAM por restricciones fiscales

3. Promedio ponderado

• Se calcula un costo promedio por unidad en cada ingreso
• Es el más común en pequeños negocios

Con Treinta puedes trabajar con el método de promedio ponderado de forma automática.

🗒️ Ejemplo práctico de Kardex (formato simplificado)

Este registro permite saber exactamente cuánto inventario queda y cuál fue el costo de cada salida.

🚀 Ventajas del Kardex en negocios pequeños de LATAM

• Toma de decisiones más inteligentes
• Detección de pérdidas o robos
• Facilita los cierres de mes y declaraciones ante DIAN, SUNAT o SAT
• Mejora la rentabilidad al conocer productos más rentables
• Orden contable para negocios informales

✅ Paso a paso: cómo implementar un Kardex en tu negocio

1. Identifica tus productos principales
2. Define cómo registrarás (manual, Excel o app)
3. Elige un método de valorización (se recomienda Promedio)
4. Haz tu primer conteo físico de inventario
5. Registra cada movimiento desde ese día
6. Revisa semanalmente el Kardex
7. Cierra el mes con datos claros para tu contabilidad

📲 Lleva tu Kardex desde el celular con Treinta

¿Te imaginas llevar tu Kardex desde el celular, sin usar Excel ni hacer cálculos manuales?

Con Treinta Inventarios, puedes:

• Registrar entradas y salidas automáticamente
• Ver el valor total del inventario en tiempo real
• Recibir alertas cuando un producto esté por agotarse
• Hacer inventarios desde tu tienda o casa
• Generar reportes listos para la DIAN o SAT

Miles de negocios en Latinoamérica ya lo usan para tener más orden, claridad y control.

🗓️ Resumen rápido:

• El Kardex es una herramienta esencial para registrar movimientos de inventario
• Ayuda a tomar decisiones, evitar pérdidas y mejorar la rentabilidad
• Existen distintos tipos (manual, Excel, automático)
• Puedes usar métodos como PEPS, UEPS o Promedio Ponderado
• Treinta facilita todo el proceso desde una app o web

📅 Lleva tu Kardex profesional desde el celular

No necesitas ser contador para llevar un Kardex profesional. Con Treinta puedes gestionar tu inventario, automatizar tus registros y ver tus productos más rentables desde cualquier lugar.

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✅ Sección de Preguntas Frecuentes (FAQ)

📌 ¿Qué es un Kardex y para qué sirve?

El Kardex es un registro contable que permite llevar el control detallado de las entradas, salidas y existencias de productos en inventario. Sirve para evitar pérdidas, optimizar compras y facilitar la contabilidad del negocio.

📌 ¿Cuál es la diferencia entre inventario y Kardex?

El inventario muestra la cantidad disponible de productos en un momento determinado, mientras que el Kardex registra cada movimiento (entrada o salida) y puede incluir el valor de cada operación.

📌 ¿Qué tipos de Kardex existen?

Los más comunes son el Kardex físico (manual o en Excel), el Kardex valorado (con precios unitarios y totales) y el Kardex automático (integrado en apps como Treinta).

📌 ¿Cómo puedo hacer un Kardex en Excel?

Puedes crear una tabla con columnas como: Fecha, Detalle, Entrada, Salida, Saldo, Costo unitario y Costo total. También puedes descargar plantillas o usar herramientas como Treinta que automatizan este proceso.

📌 ¿Qué método de valorización es mejor para mi negocio?

Para la mayoría de negocios pequeños o informales, se recomienda el método del promedio ponderado, ya que es más sencillo de calcular y mantener actualizado.

📌 ¿Treinta permite llevar un Kardex desde el celular?

Sí. Con la app de Treinta puedes registrar movimientos de inventario, ver saldos, recibir alertas de stock bajo y generar reportes automáticos desde tu celular.