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Llevar el inventario de una farmacia o droguería no consiste solo en saber cuántas unidades tienes disponibles.
También implica controlar lotes, fechas de vencimiento y ritmo de rotación para evitar pérdidas, mantener orden y tomar mejores decisiones de compra.
Cuando ese control falla, el problema no aparece solo en el estante. También afecta el margen, la reposición y la operación diaria del negocio.
Lo que cuesta no controlar los vencimientos
En una farmacia o droguería pequeña, perder de vista las fechas de vencimiento afecta dos cosas al mismo tiempo: el margen y el orden del inventario.
Un producto que vence en el estante no solo deja de poder venderse. También ocupa espacio, inmoviliza dinero y complica la reposición de las referencias que sí se mueven.
El problema no suele estar en la falta de intención. Está en la dificultad de revisar lotes, fechas y rotación mientras al mismo tiempo se atiende mostrador, se reciben pedidos y se repone mercancía.
Por eso, un buen control de inventario de una farmacia o droguería no depende solo de contar cajas. Depende de tener un método claro para registrar, revisar y priorizar qué sale primero.
En términos generales, cuando un establecimiento maneja medicamentos próximos a vencer o vencidos, conviene mantener registros claros de retiro, almacenamiento separado y disposición final según los criterios que apliquen en su operación.
Cómo aplicar PEPS en medicamentos
Aplicar PEPS, primero en entrar, primero en salir, significa dar prioridad al lote con vencimiento más próximo antes de vender el resto.
En farmacia, esa lógica ayuda a reducir pérdidas por vencimiento y a que la rotación siga un criterio claro. Veámoslo con un ejemplo simple:
Lote · Fecha de ingreso · Fecha de vencimiento · Unidades disponibles
L-2401 · Enero 2025 · Julio 2025 · 18
L-2402 · Febrero 2025 · Noviembre 2025 · 30
L-2403 · Marzo 2025 · Febrero 2026 · 25
Si aplicas PEPS, las primeras unidades que salen corresponden al lote que vence antes. Cuando ese lote se agota, pasas al siguiente.
Esa organización parece básica, pero en la práctica evita que el producto nuevo quede al frente y el lote viejo se pierda detrás del estante.
La clave está en que el criterio no quede solo en la memoria. Conviene que el equipo sepa qué lote debe salir primero y que la organización física acompañe esa lógica.
Cómo montar un sistema de control que sí funcione
Para que PEPS funcione en una farmacia o droguería, necesitas tres cosas: registro, revisión y rutina.
Primero, conviene que cada referencia importante tenga identificado su lote y fecha de vencimiento.
Segundo, hace falta una revisión periódica para detectar qué productos están más cerca de vencer. Y tercero, necesitas una rutina simple para actuar antes de que ya sea tarde.
Una forma práctica de organizarlo es así:
- Registrar productos y fechas clave dentro del sistema o registro que uses.
- Separar por rotación: alta, media y baja.
- Revisar con prioridad las referencias de mayor valor o menor salida.
- Mover al frente los productos con vencimiento más cercano.
- Hablar con el proveedor con tiempo si una referencia corre riesgo de no rotar.
En una herramienta como Treinta, lo importante es mantener más ordenados los productos, las ventas y el inventario desde el celular.
Desde esa base, el negocio puede trabajar mejor su programa de inventarios para farmacias con un criterio más claro y más consistente.
Configuración de alertas y revisiones
Más que depender de una alarma exacta o de un flujo técnico específico, conviene trabajar con umbrales internos de revisión. Es decir, definir con cuánto tiempo de anticipación quieres revisar un medicamento antes de su vencimiento.
Por ejemplo, puedes trabajar con tres momentos de control:
- una revisión anticipada para hablar con el proveedor
- una revisión más cercana para priorizar la salida del producto
- una revisión final para retirarlo de la venta si corresponde
No hace falta convertir esto en una regla rígida igual para todo. Los productos de alta rotación no se manejan igual que los de salida lenta. Por eso, la organización por categorías sigue siendo importante.
Indicadores que vale la pena mirar
Dos indicadores simples ayudan bastante:
Indicador · Qué muestra
- Días de stock por referencia: Cuánto tiempo cubriría tu inventario actual según el ritmo de venta.
- Tasa de vencidos: Cuántas unidades terminan saliendo por vencimiento dentro de un periodo.
No hace falta perseguir un número perfecto. Lo importante es ver si el negocio mejora o empeora con el tiempo.
Baja de medicamentos vencidos y registros
Cuando un medicamento vence, conviene retirarlo del inventario activo y dejar documentado qué producto fue, qué lote tenía, cuántas unidades salieron y en qué fecha se hizo el retiro.
También es buena práctica separar físicamente esos productos mientras se define su disposición.
En temas de cumplimiento, lo más prudente es que cada droguería valide con su contador, químico farmacéutico o criterio regulatorio aplicable cómo documentar correctamente actas, soportes y disposición final según su operación concreta.
El objetivo del blog no es reemplazar ese criterio técnico, sino ordenar la lógica diaria.
Desde la gestión de stock de tu farmacia en Colombia, lo importante es que la salida del producto vencido no quede librada a la memoria. Necesita un registro claro, aunque sea simple.
Y si el negocio trabaja con un software inventario ventas, esa tarea puede resultar más fácil que hacerlo todo en cuaderno, siempre que el proceso interno esté bien definido.
Controlar vencimientos también mejora la compra
Una farmacia que revisa bien sus fechas de vencimiento no solo pierde menos. También compra mejor. Entiende qué referencias rota rápido, cuáles conviene pedir en menor cantidad y cuáles necesitan más seguimiento.
Ahí está la diferencia entre revisar el inventario solo cuando ya hay un problema y usarlo como una herramienta para decidir mejor. No se trata de tener el sistema perfecto. Se trata de sostener un método claro, consistente y fácil de repetir.
Si hoy tienes productos cuya fecha de vencimiento no conoces con certeza, el mejor punto de partida es simple: empezar por las referencias de mayor valor o de rotación más delicada y ordenarlas primero.
Preguntas frecuentes
¿Qué pasa si no puedo devolver productos próximos a vencer al proveedor?
Conviene priorizar su rotación, moverlos al frente y revisar si tiene sentido seguir comprando esa referencia en el mismo volumen.
¿Cada cuánto debo hacer inventario físico en una droguería?
Depende del volumen y la rotación, pero conviene combinar revisiones periódicas generales con controles más frecuentes sobre productos sensibles.
¿Cómo organizo físicamente los medicamentos para que PEPS funcione?
Coloca al frente los lotes con vencimiento más próximo y deja atrás los más nuevos. La lógica física debe acompañar la lógica del sistema.
¿Qué hago con medicamentos de poca rotación?
Revisa si realmente necesitan stock permanente o si conviene manejarlos con compras más medidas o bajo demanda.
¿Treinta puede ayudar en este proceso?
Sí. Puede ayudar a mantener más ordenados productos, ventas e inventario desde el celular, lo que facilita revisar referencias y sostener una rutina de control más clara.
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