Errores en la factura electrónica que pueden causarte una sanción mínima en Colombia (2025)

¿Sabías que un simple error al facturar electrónicamente puede costarte más de $498.000 en 2025?

En Colombia, cada año más emprendedores, tenderos y pequeñas empresas se enfrentan a sanciones por facturar mal. La mayoría de las veces se trata de errores comunes en la factura electrónica: detalles que parecen menores, pero que tienen un costo real. En 2025, la sanción mínima definida por la DIAN es de $498.000 COP.

En este artículo te explicamos qué errores debes evitar, qué consecuencias tienen y cómo puedes proteger tu negocio usando herramientas simples y confiables.

¿Qué es la sanción mínima de la DIAN y por qué te afecta como pequeño negocio?

La sanción mínima es el valor más bajo que la DIAN puede cobrarte si cometes ciertas infracciones, como errores en tu declaración de renta o en tu facturación electrónica.

En 2025, equivale a 10 UVT, es decir, $498.000 COP.

Aunque esta sanción aplica a múltiples situaciones, uno de los escenarios más comunes (y más evitables) es emitir facturas electrónicas con errores formales o sin cumplir los requisitos exigidos por la DIAN.

Para muchas pymes, negocios informales o tiendas de barrio, ese monto representa una semana de trabajo o más. Y lo peor es que se puede evitar.

Los errores más comunes en la facturación electrónica en Colombia

Vamos directo al punto. Estos son los errores más frecuentes que hemos visto entre pequeños negocios de toda Colombia, desde tiendas en Suba hasta emprendimientos digitales en Medellín.

1. Emitir facturas sin estar habilitado por la DIAN

¿Cuál es el error?
Facturar sin haber completado el proceso de habilitación ante la DIAN.

¿Qué puede pasar?
Tus facturas pueden ser consideradas no válidas, lo que conlleva una sanción por facturar mal.

2. No enviar la factura a la DIAN ni al cliente

¿Cuál es el error?
Generas la factura, pero no la transmites a la DIAN ni la entregas al comprador.

¿Qué puede pasar?
Es como si no hubieras facturado. Esto activa sanciones por omitir la entrega, y en muchos casos aplica la sanción mínima.

3. Errores en los datos del cliente o el emisor

¿Cuál es el error?
Nombre mal escrito, RUT incorrecto, NIT inválido, municipio mal diligenciado…

¿Qué puede pasar?
Las facturas pueden ser rechazadas por la DIAN, generando omisiones o registros erróneos que pueden acarrear sanciones por error en factura.

4. Usar un formato no autorizado por la DIAN

¿Cuál es el error?
Facturar en Word, Excel o con programas que no cumplen los estándares técnicos exigidos (XML, UBL).

¿Qué puede pasar?
La factura no tiene validez legal, y podrías recibir una sanción mínima por no cumplir el formato de factura electrónica.

5. Emitir facturas con fechas incorrectas

¿Cuál es el error?
Fechas mal diligenciadas o que no coinciden entre generación, emisión y transmisión.

¿Qué puede pasar?
La DIAN puede identificar inconsistencias en los reportes y abrir procesos de verificación.

6. No emitir nota crédito o débito para corregir errores

¿Cuál es el error?
Hacer ajustes o devoluciones sin registrar las notas correspondientes.

¿Qué puede pasar?
Esto altera los ingresos reportados y puede derivar en sanciones por inexactitud.

7. No conservar tus facturas electrónicas

¿Cuál es el error?
No guardar los documentos XML y PDF al menos por 5 años.

¿Qué puede pasar?
La DIAN puede exigirte una factura antigua y si no la tienes, enfrentarás sanciones administrativas.

Comparativa: error vs sanción

¿Qué pasa si cometes errores en la factura electrónica?

Los errores en la factura electrónica no solo afectan tus reportes ante la DIAN, también pueden:

• Desacreditar tu operación frente a clientes o proveedores.
  
  
• Causarte bloqueos o auditorías.
  
  
• Convertirse en sanciones acumulables, incluso si los montos son pequeños.
  
  

Una sola factura mal hecha puede representar una sanción de $498.000. Si cometes ese mismo error varias veces, el riesgo se multiplica. Evitar sanciones de la DIAN comienza con evitar errores simples.

Aunque estos escenarios son ilustrativos, reflejan situaciones comunes que viven muchos negocios pequeños en Colombia:

• Una emprendedora en Barranquilla sigue facturando en Excel creyendo que es válido. No sabe que sus facturas no cumplen los requisitos de la DIAN y podrían ser rechazadas.
  
  
• Un tendero en Ciudad Bolívar olvida enviar sus facturas por varios días. Cuando la DIAN detecta la inconsistencia, se activa un proceso sancionatorio por omisión.
  
  

¿La buena noticia? Estos errores son 100% evitables si se usan herramientas diseñadas para pequeños negocios como Treinta.

✅ Checklist para evitar sanciones por errores en tu facturación electrónica

Aquí va una lista que puede salvarte de dolores de cabeza:

• ✅ Confirma que estás habilitado como facturador electrónico ante la DIAN.
  
  
• ✅ Usa un software aprobado que automatice el envío y validación.
  
  
• ✅ Verifica los datos de cliente y producto en cada factura.
  
  
• ✅ Asegúrate de transmitir la factura a la DIAN y al cliente.
  
  
• ✅ Emite notas crédito o débito cuando hagas ajustes.
  
  
• ✅ Conserva todas tus facturas electrónicas por mínimo 5 años.
  
  

🧠 Pro tip: En Treinta, el sistema valida automáticamente los datos, genera las notas necesarias y te notifica si algo está mal antes de enviarlo. Así evitas sanciones por error en factura.

Una realidad en negocios pequeños y emprendimientos

Muchos negocios pequeños aún facturan “a la antigua”. Por falta de información o miedo al cambio, siguen usando Excel o Word, sin saber que eso ya no es válido ante la DIAN.

Treinta nació para acompañar a estos negocios reales: los que venden en la tienda, en redes sociales o por WhatsApp, y necesitan cumplir sin complicarse.

Preguntas frecuentes (FAQ)

¿Qué es la sanción mínima de la DIAN en 2025?
Es el valor más bajo que puede sancionarte la DIAN. En 2025 equivale a $498.000.

¿Qué pasa si facturo en Excel o Word?
Tu factura no será válida. Podrías recibir sanciones por facturar mal.

¿Cómo evitar sanción mínima por errores en la DIAN?
Usa software aprobado, verifica tus datos y conserva tus documentos.

¿Cuáles son los errores más comunes al facturar electrónicamente?
Falta de habilitación, no enviar la factura, datos erróneos, fechas incorrectas.

¿Qué pasa si no emito nota crédito para corregir una factura?
El ingreso reportado será inexacto, lo que puede llevar a una sanción mayor.

¿Cuánto tiempo debo guardar mis facturas electrónicas?
Mínimo 5 años, en formato XML y PDF.

¿Qué tipo de sanciones existen por facturar mal?
Desde la sanción mínima hasta porcentajes del valor facturado, según la infracción.

¿Treinta me ayuda a evitar errores en la factura electrónica?
Sí. Treinta automatiza el proceso y te alerta antes de enviar facturas erróneas.

¿Cómo sé si estoy habilitado para facturar electrónicamente?

Puedes consultarlo directamente en el portal de la DIAN con tu NIT.

‍

¿Necesito guardar las facturas electrónicas?

Sí. Debes conservar XML y PDF por al menos 5 años.

‍

¿La DIAN siempre notifica antes de sancionar?

Puede iniciar procesos de verificación o imponer sanciones directas.

‍

¿Puedo evitar sanciones si uso un software contable?

Sí. Un sistema confiable te ayuda a evitar errores comunes y estar al día con la DIAN.

‍

¿Treinta me ayuda a cumplir con la DIAN?

Sí. Treinta está diseñado para simplificar el cumplimiento tributario para negocios reales en Colombia.

Evita sanciones desde la raíz

No necesitas ser contador para facturar bien. Con Treinta, puedes emitir tus facturas electrónicas 100% válidas, con cero enredos y sin riesgo de sanciones por error. Usar software aprobado como el aliado de Treinta a través de la plataforma,  es la forma más simple de evitar sanciones

👉 Empieza hoy con Treinta y factura electrónicamente sin miedo a equivocarte.