Llevar la contabilidad de un negocio pequeño: Guía simple y sin enredos

Si tienes un negocio pequeño y sientes que la contabilidad es solo para contadores con corbata, esto es para ti.

Llevar la contabilidad puede sonar complicado, pero en realidad es una de las herramientas más poderosas para entender, controlar y hacer crecer tu negocio. Ya sea que vendas desde casa, tengas una tienda de barrio o un emprendimiento por redes sociales, esta guía te explica paso a paso cómo organizar tus finanzas sin dolor de cabeza.

¿Por qué es importante llevar la contabilidad en un negocio pequeño?

La contabilidad te ayuda a saber si estás ganando o perdiendo plata. Así de simple. Además, te permite:

• Tomar decisiones más seguras (como subir precios o comprar más stock)
• Prepararte para pagar impuestos sin sorpresas
• Ver si tus promociones están funcionando o no
• Pedir un crédito con datos confiables
• Evaluar si puedes contratar a alguien o si debes reducir costos

Es decir, la contabilidad no es un lujo: es una necesidad para sobrevivir y crecer.

Paso a paso: Cómo empezar a llevar la contabilidad

1. Separa tu plata personal de la del negocio

Esto parece obvio, pero muchos emprendedores lo siguen mezclando todo. Lo ideal es:

• Tener una cuenta bancaria distinta para tu negocio
• Registrar todo lo que entra y sale de ahí

De esa forma evitas confusiones y puedes ver con claridad si tu negocio está siendo rentable.

👉 Ejemplo: Si recibes $100.000 y compras inventario por $70.000, sabrás exactamente cuánto ganaste. Si mezclas ese dinero con el de tu mercado, perderás el control.

2. Elige un sistema contable para tu negocio pequeño

No necesitas Excel complicado ni contratar un contador desde el inicio. Puedes empezar con herramientas simples como:

• Un cuaderno (si vas empezando y tienes pocas transacciones)
• Una app de control financiero como Treinta, que te permite llevar ventas, gastos y balance de tu negocio con el celular
• Plantillas de Excel si te gusta usar la computadora

Lo más importante es que empieces con algo y seas constante.

3. Registra TODAS tus ventas y gastos

Sí, todas. Incluso las que haces por WhatsApp, por efectivo o si fueron de $5.000. Llevar un registro completo te permite tomar mejores decisiones.

Usa una app o cuaderno para anotar:

• Lo que vendiste hoy
• Cuánto gastaste (en productos, envíos, insumos, etc.)
• Si te pagaron completo o te deben algo

Esto te ayuda a tener un balance diario real.

4. Haz seguimiento a tus ingresos y gastos cada semana

Con solo 10 minutos a la semana puedes saber:

• ¿Ganaste o perdiste esta semana?
• ¿Qué día vendiste más?
• ¿Qué producto ya no se mueve?

Treinta te da reportes automáticos con esta información, para que sepas qué ajustar y en qué enfocarte.

👉 Consejo: Crea un hábito: todos los domingos en la noche revisa tus números con un café. No te tomará más de 15 minutos.

5. Calcula tus utilidades correctamente

Evita el clásico error de pensar que "lo que me quedó en el bolsillo" es ganancia.

Usa la fórmula real:

Ingresos - Costos - Gastos = Utilidad real

Con esa información puedes tomar decisiones más inteligentes: ajustar precios, reducir costos o dejar de vender productos con los que pierdes dinero.

👉 Ejemplo: Si vendiste $100.000 pero gastaste $80.000 en productos y entregas, te quedan $20.000. Pero si usaste $10.000 para pagar tu mercado, en realidad solo ganaste $10.000.

6. Revisa tus finanzas cada mes

Cada fin de mes, pregúntate:

• ¿Cómo fue este mes comparado al anterior?
• ¿Vendí más? ¿Gasté más?
• ¿Cuánto gané realmente?

Con Treinta puedes ver esto en segundos gracias a su panel de estadísticas y reportes visuales.

¿Y si no tengo tiempo para llevar la contabilidad?

Esta es una de las excusas más comunes, pero también una de las más peligrosas. Si no tienes tiempo para ver tus finanzas, no sabrás si vas bien o mal.

Aquí tienes 3 opciones para no fallar aunque estés ocupado:

1. Usa apps que te hagan la vida más fácil: Algunas como Treinta. te ayudan a gestionar tu balance diario de ventas y gastos de forma fácil
2. Bloquea 10 minutos diarios en tu calendario: Literalmente, agenda el espacio como una reunión contigo.
3. Hazlo con tu pareja, socio o familiar: Puedes dividir tareas o rendir cuentas juntos. Eso ayuda a no dejarlo pasar.

Errores comunes al llevar la contabilidad de un negocio pequeño

Evita estos tropiezos típicos:

• No anotar las ventas pequeñas
• Mezclar tus gastos personales
• No revisar tus cifras con regularidad
• Dejar todo en la cabeza (y olvidarlo a la semana)
• Pensar que tener flujo de caja es lo mismo que tener ganancia
• No guardar comprobantes ni fotos de tus compras

Recuerda: la contabilidad es más confiable que tu memoria.

Resumen en 1 minuto:

✅ Llevar la contabilidad te permite entender y hacer crecer tu negocio

✅ Usa apps simples como Treinta para registrar ventas y gastos

✅ Revisa tus ingresos, utilidades y reportes cada semana y cada mes

✅ Separa tus finanzas personales desde el primer día

✅ No te compliques: empieza con lo básico, pero sé constante

Lleva la contabilidad de tu negocio con Treinta

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Preguntas frecuentes sobre llevar la contabilidad de un negocio pequeño

¿Qué es llevar la contabilidad de un negocio?

Es registrar y revisar todos los movimientos de dinero de tu negocio: ingresos, gastos, ventas, utilidades y deudas.

¿Necesito ser contador para llevar la contabilidad?

No. Con herramientas simples puedes hacerlo tú mismo desde el inicio. Lo importante es tener disciplina.

¿Cuál es el mejor sistema contable para mi negocio?

Depende de tu tipo de negocio. Para negocios pequeños o informales, apps como Treinta son ideales por su facilidad de uso.

¿Cada cuánto debo revisar mis finanzas?

Lo ideal es revisar semanalmente y hacer un cierre mensual. Eso te permite corregir a tiempo y no esperar a fin de año.

¿Por qué debo separar mis gastos personales?

Porque si mezclas todo, no sabrás si realmente estás ganando o solo estás sobreviviendo.

¿Qué pasa si no llevo contabilidad?

Tomas decisiones a ciegas. Puedes invertir mal, quedarte sin inventario o no tener cómo pagar deudas sin darte cuenta.

¿Sirve una app para llevar la contabilidad?

Sí, especialmente si es móvil, automática y te da reportes claros como Treinta.

¿Debo registrar mis ventas por WhatsApp también?

¡Claro! Toda venta cuenta. Registrar todo es la clave para entender si realmente ganas dinero.

¿Cómo calcular la utilidad de mi negocio?

Resta tus costos y gastos a tus ingresos. Eso te da la utilidad real, no lo que te quedó en la billetera.

¿Treinta sirve para esto?

Sí. Te permite registrar ingresos, gastos, deudas y ver reportes fáciles desde el celular. Además, puedes usarla gratis.